DOCUM

1. Ingresa con tu número de cédula como usuario.
2. Al ingresar por primera vez, el sistema te pedirá cambiar la contraseña.
3. Elige una contraseña con mínimo 8 caracteres, una mayúscula y un carácter especial.

Tip: La contraseña predeterminada para usuarios nuevos es Sgdea2025*. Si ya la cambiaste y no la recuerdas, solicita restablecimiento al soporte SGDEA.

1. En la pantalla de login, haz clic en ¿Olvidaste tu contraseña?
2. Ingresa tu número de cédula y recibirás un correo al correo corporativo de la compañía con el enlace de restablecimiento.
3. Si no recibes el correo, crea un caso con asunto: Restablecimiento de contraseña SGDEA.

Sí. El usuario para ingresar al Gestor Documental SGDEA es siempre tu número de cédula, sin puntos ni espacios.

1. Crea un caso de tipo SGU en la plataforma de Mesa de Servicios, indicando nombre completo, cédula y rol requerido del funcionario.
2. El gerente del área deberá dar aprobación del caso para validar la solicitud.
3. Una vez aprobado, el equipo de soporte realizará la gestión correspondiente y notificará la creación del usuario.

Tip: Especifica siempre el rol correcto al crear el caso para evitar reprocesos.

• Consulta: Puede buscar y visualizar documentos. No interviene en el flujo de tramitación.
• Radicador: Toma la solicitud del usuario y la digitaliza en DOCUM según el tipo de trámite e información.
• Asignador Responsable: Dirige los trámites al área que corresponde o los envía al gestionador competente.
• Gestionador: Genera la respuesta al usuario dependiendo de la solicitud recibida.
• Aprobador: Da el visto bueno a la respuesta para que sea enviada al correo del usuario final.

Flujo: Radicador → Asignador Responsable → Gestionador → Aprobador

1. Crea un caso con asunto: Inactivación de usuario SGDEA.
2. Indica la cédula, nombre completo y fecha de retiro del funcionario.
3. El especialista inactivará el acceso a la brevedad posible.

Tip: Realiza esta solicitud inmediatamente después del retiro para proteger la seguridad de la información.

1. Ingresa a la opción Consulta General dentro del módulo de Consulta.
2. Puedes buscar por número de radicado, número de cédula del afectado, del remitente, entre otros filtros.
3. El sistema mostrará el estado actual del trámite y su historial de gestión.

1. Desde el rol Asignador Responsable, asignar el caso con tipo de trámite Informativo al gestionador correspondiente.
2. Desde el rol Gestionador, ir a "Incluir Expediente" y seleccionar el expediente del área.
3. Finalmente, desplazarse al final de la cinta de opciones y hacer clic en Cerrar la Gestión.

Importante: Asegúrate de incluir el expediente correcto, ya que esta acción no se puede deshacer fácilmente.

La carga de firma solo está disponible desde el rol Aprobador.
1. Haz clic en tu nombre de usuario en la parte superior derecha.
2. En el menú desplegable, selecciona la opción Firmas.
3. Podrás elegir entre la firma predeterminada o cargar tu firma personal (archivo tipo grafo).

Importante: Si no carga, verifica que el archivo no supere el peso y dimensiones permitidas.

La sesión expira automáticamente por inactividad (30 minutos).
1. Guarda siempre tu trabajo antes de ausentarte.
2. Si expira en menos de 5 minutos, crea un caso técnico indicando navegador, sistema operativo y hora exacta.

El sistema permite hasta 30 archivos simultáneos, con un peso máximo de 50 MB por archivo. Acepta todo tipo de archivos.
1. Verifica que cada archivo no supere los 50 MB.
2. Si supera el límite, comprime o divide el contenido.
Tip: Si el error persiste, crea un caso adjuntando captura de pantalla del error.

1. Verifica tu conexión a internet.
2. Limpia el caché del navegador (Ctrl + Shift + Del) y recarga.
3. Usa Google Chrome o Microsoft Edge actualizados.
4. Si persiste más de 30 minutos, crea un caso indicando el módulo y la hora.

1. Confirma con tu jefe inmediato la necesidad del acceso.
2. Crea un caso con asunto: Habilitación de módulo SGDEA, indicando tu cédula, dependencia y módulo requerido.
3. El soporte ajustará tu perfil en el tiempo establecido.

Sí, el sistema es accesible vía web.
1. Ingresa con tus credenciales: cédula y contraseña.
2. Usa Chrome o Edge actualizados.
3. Si tu entidad requiere VPN, asegúrate de conectarte a ella primero.

1. Haz clic en tu nombre (esquina superior derecha).
2. Selecciona Cambiar contraseña.
3. Ingresa la contraseña actual y la nueva (8 caracteres, una mayúscula y un carácter especial).